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La Politique précise qui peut approuver et signer des contrats au nom de l’Université, et comment ces décisions doivent être prises. Elle protège º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ en veillant à ce que chaque contrat soit examiné au bon niveau, qu’il soit conforme aux priorités institutionnelles et qu’il respecte les contrôles juridiques et financiers appropriés. En somme, elle favorise la cohérence, la reddition de comptes et la sensibilisation aux risques dans la gestion des affaires de l’Université.

Un signataire autorisé est un membre de la haute direction de l’Université habilité à approuver et à signer des contrats en vertu de la Politique.
Cela comprend :

• le recteur et vice-chancelier ;
• le provost et vice-recteur principal aux études ;
• les vice-recteurs ;
• le premier vice-provost ;
• le secrétaire général ;
• l’avocat-conseil (General Counsel) ;
• les vice-recteurs ou vice-provosts associés et adjoints ;
• le chef des services d’information (Chief Information Officer) ;
• le chef de l’investissement et trésorier (Chief Investment Officer & Treasurer) ;
• les doyens ;
• les directeurs généraux.

• Autorité générale : pouvoir d’approuver et de signer des contrats dans le domaine de responsabilité d’un administrateur supérieur.
• Autorité spécifique : pouvoir lié à certains types de contrats énumérés au Tableau A, qui doivent être approuvés et signés par les rôles qui y sont désignés, quelle que soit leur valeur.

• Recteur : jusqu’à 6 000 000 $, pour l’ensemble des secteurs de l’Université.
• Provost et vice-recteurs : jusqu’à 4 000 000 $ dans leurs portefeuilles respectifs.
• Premier vice-provost, avocat-conseil, secrétaire général : jusqu’à 2 000 000 $ dans leurs portefeuilles respectifs.
• Vice-recteurs ou vice-provosts associés ou adjoints, chef des services d’information et trésorier, doyens, directeurs généraux : jusqu’à 1 000 000 $ dans leurs portefeuilles respectifs.

Un signataire autorisé peut déléguer son autorité générale à un employé qualifié se trouvant au maximum deux niveaux hiérarchiques plus bas, en utilisant le Modèle 1 – Délégation. La délégation doit répondre à un besoin opérationnel légitime, et le signataire demeure responsable de tous les contrats approuvés sous cette délégation.

• L’autorité spécifique ne peut pas être déléguée. Cela garantit que les contrats sensibles ou à risque élevé (énumérés au Tableau A) sont toujours approuvés et signés par le rôle désigné.
• Aucune sous-délégation n’est permise.

Non. Il est interdit de fractionner ou segmenter un contrat pour contourner les seuils d’approbation ou de signature prévus par la Politique.

• Absence de plus de quatre jours ouvrables : une délégation temporaire peut être établie au moyen du Modèle 3 – Délégation temporaire.
• Autorité spécifique : pendant une absence, l’approbation ou la signature passe automatiquement à l’autorité supérieure indiquée au Tableau A.
• Changement de rôle : lorsqu’un signataire ou un délégué quitte ses fonctions, la délégation prend fin. Si la personne demeure à º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ, son autorité doit être réévaluée.

Un contrat est toute entente écrite ou électronique entre º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ et une tierce partie (personne, entreprise, organisme public ou institution) qui crée une obligation pour l’Université. Un contrat lie juridiquement l’Université et exige une signature au nom de º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ, qu’il implique ou non des dépenses ou des revenus.

La valeur du contrat correspond à sa valeur totale sur toute sa durée, en dollars canadiens, hors taxes, mais incluant la valeur potentielle de toute option de renouvellement ou de prolongation connue au moment de l’approbation et de la signature.

Si º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ n’est pas l’institution principale (p. ex. dans une collaboration de recherche), seule la portion correspondant aux obligations financières ou en nature de º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ est utilisée pour déterminer l’autorité d’approbation et de signature applicable.

Ne sont pas considérées comme des contrats :

• les transactions financières courantes traitées dans les systèmes financiers de º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ (bons de commande, avances, rapports de dépenses, ventes facturées), lorsqu’elles s’inscrivent dans un contrat ou un processus institutionnel approuvé ;
• les ententes liées à l’emploi : lettres de nomination, conventions collectives ou documents de négociation syndicale.

Les signataires autorisés et délégués doivent comprendre qu’ils engagent l’Université et non seulement leur unité. Avant de signer, ils doivent s’assurer que :

• l’autorité et les approbations nécessaires ont été vérifiées ;
• les risques (financiers, juridiques, opérationnels, réputationnels, etc.) ont été évalués et gérés ;
• la Liste de vérification de signature (Article 43) a été remplie pour confirmer la conformité aux exigences de diligence et de procédure.

Une deuxième signature est requise pour tout contrat d’une valeur supérieure à 1 000 000 $, afin d’assurer une supervision adéquate.
Exceptions :

• contrat approuvé par le Conseil des gouverneurs ou l’un de ses comités permanents ;
• contrat traité par le Service de l’approvisionnement ;
• contrat traité par le secteur de la recherche ;
• modification mineure d’un contrat de plus d’un million de dollars qui ne modifie pas substantiellement ses obligations, sa valeur ou ses risques.

Les contrats de plus de 6 000 000 $ doivent généralement être approuvés par le Conseil des gouverneurs ou l’un de ses comités, sauf lorsqu’une autorité spécifique a été déléguée selon les Tableaux A ou B ou l’Annexe A. Tout contrat comportant un risque important ou des implications stratégiques ou de gouvernance doit être soumis au Conseil, quelle que soit sa valeur.

• Modification mineure : n’altère pas substantiellement les obligations et entraîne des ajustements financiers limités (≤ 10 %). Peut être approuvée au même niveau ou par un délégué autorisé.
• Modification majeure : modifie de manière importante la portée, les obligations ou les risques, ou dépasse 10 %. Exige le même niveau d’approbation ou un niveau supérieur, et ne peut être déléguée.

Toutes les modifications doivent être examinées avec la même diligence qu’un nouveau contrat.

Les contrats exécutés et les documents justificatifs doivent être conservés conformément au Calendrier de conservation des documents de º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ. Les copies des contrats approuvés par le Conseil ou l’un de ses comités doivent être transmises au Secrétariat après signature.

L’examen par les Services juridiques de º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ est obligatoire pour tout contrat non standard dont la valeur totale dépasse 500 000 $.
Exceptions :

• utilisation d’un modèle º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ standard sans modification substantielle ;
• renouvellement ou modification mineure d’un contrat déjà examiné par les Services juridiques.

Un contrat non standard est :

• rédigé ou proposé par une autre partie ;
• basé sur un modèle º£½Ç¾«Æ·ºÚÁÏ ayant subi des modifications substantielles non encore approuvées ;
• rédigé spécialement pour des circonstances particulières.

Tous les contrats non standard doivent être soumis à un examen juridique.

Selon la Politique, le signataire autorisé ou son délégué doit identifier et évaluer les risques associés à chaque contrat. S’il s’agit d’un risque important, le contrat doit être transmis à l’autorité supérieure compétente pour examen et approbation, conformément à l’Article 42 de la Politique.

À l’aide du Modèle 2 – Rapport trimestriel, les délégués doivent soumettre chaque trimestre un rapport à leur signataire autorisé couvrant tous les contrats d’une valeur de 10 000 $ ou plus signés sous leur délégation, et tous les contrats, quelle que soit leur valeur, ayant fait l’objet d’un examen juridique ou d’une remontée pour risque important. Périodes de référence :

• T1 : 1er mai – 31 juillet
• T2 : 1er août – 31 octobre
• T3 : 1er novembre – 31 janvier
• T4 : 1er février – 30 avril

Chaque signataire autorisé doit soumettre un rapport annuel sur les cas de non-conformité à la secrétaire générale. Ce rapport est ensuite présenté au Comité d’audit et des risques du Conseil des gouverneurs.

Oui. Les transactions financières courantes (bons de commande, avances, rapports de dépenses, ventes facturées) ne sont pas considérées comme des contrats au sens de la Politique et sont donc exclues des obligations de rapport.

La Politique est révisée au moins tous les cinq ans. Le Tableau A est révisé chaque année par la secrétaire générale, en concertation avec les signataires autorisés.